Klauzula informacyjna

---

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) informujemy, że:

I. Współadministratorzy danych osobowych
Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych, podanych w związku ze zgłoszeniem uczestnictwa w konferencji „Prevention & Intervention – Central European Summit” oraz wydarzeniach powiązanych, są:

1. Fundacja „Think-Tank. Prevention & Intervention” z siedzibą w Gliwicach, ul. Marka Hłaski 26, 44-100 Gliwice, NIP: 631-272-07-99;
2. 3KStudio Konrad Wójcik z siedzibą przy ul. Zdrojowej 19a, 26-340 Drzewica, NIP: 799-170-74-30.

Współadministratorzy zawarli porozumienie zgodnie z art. 26 RODO, określające zakresy ich odpowiedzialności za realizację obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. Istota tego porozumienia została opisana w Polityce Prywatności i Cookies. Pełny tekst porozumienia jest dostępny na żądanie.

II. Punkt kontaktowy
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: office@prev-interv.com. Punkt kontaktowy jest obsługiwany przez 3KStudio w imieniu obu Współadministratorów.

III. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

1. rejestracji na konferencję oraz zarządzania uczestnictwem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz wykonania umowy;
2. zapewnienia dostępu do platformy streamingowej i/lub VOD, jeżeli taka usługa jest związana z uczestnictwem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. realizacji obowiązków prawnych, w szczególności związanych z wystawianiem dokumentów księgowych, rozliczeniami, obowiązkami podatkowymi oraz – jeżeli dotyczy – wydawaniem certyfikatów uczestnictwa lub rozliczaniem punktów edukacyjnych/CME – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4. obsługi bieżącej komunikacji organizacyjnej, odpowiedzi na pytania uczestników oraz działań po konferencji służących doskonaleniu organizacji przyszłych wydarzeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów;
5. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. wykorzystania fotografii, nagrań wideo lub innych materiałów promocyjnych z Pani/Pana udziałem – wyłącznie na podstawie odrębnie wyrażonej zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

Prawnie uzasadniony interes Współadministratorów obejmuje w szczególności skuteczną organizację wydarzeń, komunikację z uczestnikami, doskonalenie przyszłych edycji wydarzeń oraz możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

IV. Zakres podawanych danych
W związku z rejestracją mogą być przetwarzane w szczególności następujące dane: imię i nazwisko, tytuł naukowy lub zawodowy, specjalizacja, afiliacja, adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury. W przypadku dostępu do platformy VOD/streamingowej mogą być również przetwarzane dane konta, w tym login oraz hasło przechowywane w formie zaszyfrowanej/zhashowanej.

V. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie danych niezbędnych do rejestracji i organizacji uczestnictwa ich niepodanie uniemożliwi udział w konferencji lub skorzystanie z wybranych usług związanych z uczestnictwem. Podanie danych wymaganych do wystawienia faktury, certyfikatu lub rozliczenia punktów edukacyjnych może być niezbędne do realizacji obowiązków prawnych Współadministratorów.

VI. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:

1. 12 miesięcy po wydarzeniu – w przypadku danych przetwarzanych w celu rejestracji i zarządzania uczestnictwem oraz działań po konferencji;
2. do momentu usunięcia konta, nie dłużej niż 24 miesiące – w przypadku danych związanych z dostępem do platformy streamingowej i/lub VOD;
3. 5 lat od końca roku obrotowego – w przypadku danych przetwarzanych dla celów księgowych i podatkowych;
4. zgodnie z właściwymi przepisami lub wymogami właściwej izby – w przypadku danych niezbędnych do wydania certyfikatów uczestnictwa lub rozliczenia punktów edukacyjnych/CME;
5. do czasu udzielenia odpowiedzi oraz przez 12 miesięcy po zakończeniu korespondencji – w przypadku danych przetwarzanych w celu obsługi zapytań;
6. 3 lata – w przypadku danych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
7. do czasu wycofania zgody – w przypadku fotografii, nagrań wideo i materiałów promocyjnych przetwarzanych na podstawie zgody.

Jeżeli te same dane są przetwarzane w więcej niż jednym celu, będą przechowywane przez okres odpowiadający najdłuższemu z właściwych okresów przechowywania.

VII. Odbiorcy danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

1. pracownikom oraz współpracownikom Fundacji i 3KStudio zaangażowanym w organizację wydarzeń;
2. dostawcom usług IT, hostingu, systemów rejestracyjnych, systemów e-mail, platform streamingowych i VOD;
3. podmiotom obsługującym płatności;
4. partnerom logistycznym, hotelowym, obiektowym oraz firmom drukarskim;
5. podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, audytowe i doradcze;
6. właściwym organom publicznym – jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

VIII. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych narzędzi lub usług przekazanie danych poza EOG okaże się konieczne, Współadministratorzy zastosują odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inne zgodne z prawem mechanizmy transferowe. Kopia stosowanych zabezpieczeń jest dostępna na żądanie.

IX. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, które wywoływałoby wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na Panią/Pana.

X. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu prawo do:

1. dostępu do danych osobowych;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
7. wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać ze swoich praw, należy skontaktować się pod adresem: office@prev-interv.com.