Privacy and Cookie Policy
Last updated: March 2026
1. Introduction
This Privacy and Cookie Policy explains how personal data is collected, processed, and protected in connection with the prev-interv.com website (hereinafter: “Website”) and the organisation of the “Prevention & Intervention – Central European Summit” conference and related educational events (Akademia Dławicy, Akademia Interwencji, webinars, podcasts, VOD).
2. Joint Controllers of Personal Data
The Joint Controllers of your personal data, within the meaning of Article 26 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), are:
Joint Controller 1Fundacja “Think-Tank. Prevention & Intervention”
ul. Marka Hłaski 26
44-100 Gliwice, Poland
Tax ID (NIP): 631-272-07-99
Responsible for: scientific content, speaker coordination, relations with scientific patrons
Joint Controller 23KStudio Konrad Wójcik
ul. Zdrojowa 19a
26-340 Drzewica, Poland
Tax ID (NIP): 799-170-74-30
Responsible for: website, Social Media campaign, streaming, video production, IT infrastructure, participant & faculty communication, registration systems
The Joint Controllers have entered into an arrangement pursuant to Article 26 GDPR, determining their respective responsibilities for compliance with data protection obligations. The essence of this arrangement is described in this Policy. The full text is available upon request from the contact point below.
Irrespective of this division, you may exercise your data subject rights against either Joint Controller (Art. 26(3) GDPR).
3. Data Protection Contact Point
For all matters relating to the processing of your personal data and the exercise of your rights, please contact:
E-mail: office@prev-interv.com
Operated by 3KStudio on behalf of both Joint Controllers.
4. Scope of Data Collected
a) Data collected automatically (website visits)
- IP address (anonymised in Google Analytics 4)
- Device information (model, operating system, browser)
- Browsing data (visit duration, visited pages, referral source)
b) Data provided by the user
- Conference registration data: name, academic/professional title, specialisation, affiliation, email, telephone
- VOD/streaming account data: login, password (hashed)
- Invoicing data: entity name, tax ID, address
- Dietary preferences (voluntary)
5. Purposes and Legal Bases for Processing
| Purpose | Legal Basis | Retention Period |
|---|---|---|
| Conference registration and participation management | Art. 6(1)(b) GDPR – contract performance | 12 months post-event |
| Streaming and VOD platform access | Art. 6(1)(b) GDPR – contract performance | Until account deletion, max. 24 months |
| Invoicing, accounting, tax obligations | Art. 6(1)(c) GDPR – legal obligation (Art. 74 Polish Accounting Act) | 5 years from fiscal year-end |
| Attendance certificates, CME educational credits | Art. 6(1)(c) GDPR – legal obligation (medical chamber regulations) | Per applicable chamber requirements |
| Website analytics (Google Analytics 4) | Art. 6(1)(a) GDPR – consent (analytics cookie) | 26 months (anonymised data) |
| Map display (Google Maps) | Art. 6(1)(a) GDPR – consent (functional cookie) | Session duration |
| Embedded videos (Vimeo) | Art. 6(1)(a) GDPR – consent (third-party cookie) | Session duration |
| Responding to user enquiries | Art. 6(1)(f) GDPR – legitimate interest | Until response + 12 months |
| Post-conference follow-up, future event improvement | Art. 6(1)(f) GDPR – legitimate interest | 12 months post-event |
| Establishment, exercise, or defence of legal claims | Art. 6(1)(f) GDPR – legitimate interest | 3 years (statute of limitations) |
| Photography, video recording, promotional materials | Art. 6(1)(a) GDPR – separate consent | Until consent withdrawal |
Legitimate interest clarification: The legitimate interest pursued under Art. 6(1)(f) GDPR encompasses the Joint Controllers’ ability to establish, exercise, or defend legal claims, improve event organisation, and effectively communicate with participants. A balancing test has been conducted confirming that this interest does not override the rights of data subjects.
6. Recipients of Data
Your personal data may be disclosed to the following categories of recipients:
- Employees and associates of the Foundation Prev & Interv and 3KStudio involved in event organisation
- IT service providers (registration platform, hosting, streaming systems, email)
- Payment processors
- Logistic partners
- Hotel and venue partners
- Printing services (badges, certificates)
- Google LLC (Google Analytics, Google Maps, Google Fonts) – based on cookie consent
- Vimeo, Inc. (video hosting) – based on cookie consent
- Public authorities where required by law
All processors are bound by data processing agreements (Art. 28 GDPR) ensuring an adequate level of data protection.
7. International Data Transfers
Personal data are processed, as a rule, within the European Economic Area (EEA). Where transfer outside the EEA is necessary (e.g., Google LLC and Vimeo, Inc. servers in the USA), the Joint Controllers apply safeguards under Chapter V GDPR, in particular Standard Contractual Clauses (SCC) approved by the European Commission and, where applicable, adequacy decisions.
A copy of applicable safeguards is available upon request from the contact point.
8. Your Rights
Under the GDPR, you have the following rights:
- Right of access (Art. 15) – to obtain confirmation of processing and a copy of your data
- Right to rectification (Art. 16) – to correct inaccurate or incomplete data
- Right to erasure (Art. 17) – to request deletion where legal grounds apply
- Right to restriction of processing (Art. 18) – to limit processing in certain circumstances
- Right to data portability (Art. 20) – to receive your data in a structured, commonly used format
- Right to object (Art. 21) – to object to processing based on legitimate interest
- Right to withdraw consent – at any time, without affecting the lawfulness of prior processing
- Right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland – uodo.gov.pl
To exercise your rights, please contact us at office@prev-interv.com. You will receive a response within 30 days of receipt of your request.
9. Automated Decision-Making
Your personal data are not subject to automated decision-making, including profiling, that produces legal effects or similarly significantly affects you (Art. 22 GDPR).
10. Cookie Policy
What are cookies?
Cookies are small text files stored on your device by your web browser when you visit a website. They are used to remember your preferences, analyse website traffic, and ensure the proper functioning of the Website.
Legal basis for cookies
Essential cookies (strictly necessary) are used on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in ensuring technical functionality) and Art. 173(3) of the Polish Telecommunications Law.
Analytics, functional, and third-party cookies are used only on the basis of your consent (Art. 6(1)(a) GDPR), expressed via the cookie banner upon your first visit.
Types of cookies used
| Category | Cookie name | Provider | Purpose | Duration | Consent |
|---|---|---|---|---|---|
| Essential | wordpress_logged_in_* | WordPress | Maintains logged-in user session | Session / 2 weeks | No |
| cookielawinfo-* | Website | Stores user cookie preferences | 1 year | No | |
| Analytics | _ga | Google Analytics | Distinguishes users, traffic analytics | 26 months | Yes |
| _gid | Google Analytics | Distinguishes users | 24 hours | Yes | |
| _gat_* | Google Analytics | Request rate throttling | 1 minute | Yes | |
| Functional | NID, 1P_JAR | Google Maps | Map display, map preferences | 6 months | Yes |
| Third-party | vuid, player | Vimeo | Embedded video playback | 2 years | Yes |
| Third-party | Google Webfonts | Font loading (IP transmitted) | Session | Yes |
Managing your cookie preferences
You can manage your cookie preferences at any time through your browser settings. Please note that blocking certain cookie categories may affect website functionality.
Browser-specific cookie management instructions:
11. Embedded Content from External Services
The Website may contain embedded content from external services (e.g., Vimeo videos, Google Maps). Embedded content behaves as if you had visited the external service directly. These services may collect data about you, use cookies, embed additional third-party tracking, and monitor your interaction with the embedded content.
Cookies from these providers are set only after you have given consent via the cookie banner.
12. Data Sharing
The Joint Controllers do not sell personal data. Data may only be shared with:
- Processors bound by data processing agreements (Art. 28 GDPR)
- Public authorities where required by applicable law
- External service providers listed in Sections 6 and 10 of this Policy
13. Changes to This Policy
The Joint Controllers reserve the right to amend this Privacy and Cookie Policy. Significant changes will be announced on the Website with appropriate advance notice. The date of the last update is shown at the top of this document.
Continued use of the Website after changes are published constitutes acknowledgement of the updated Policy. Where changes require your consent (e.g., new cookie categories), you will be asked to provide consent again.
14. Contact
For any questions regarding this Privacy and Cookie Policy, please contact:
E-mail: office@prev-interv.comOperated by 3KStudio on behalf of both Joint Controllers.
Polityka prywatności i cookies
Ostatnia aktualizacja: marzec 2026
1. Wprowadzenie
Niniejsza Polityka Prywatności i Cookies wyjaśnia, w jaki sposób dane osobowe są zbierane, przetwarzane i chronione w związku ze stroną internetową prev-interv.com (dalej: „Strona internetowa”) oraz organizacją konferencji „Prevention & Intervention – Central European Summit” i powiązanych wydarzeń edukacyjnych (Akademia Dławicy, Akademia Interwencji, webinary, podcasty, VOD).
2. Współadministratorzy Danych Osobowych
Współadministratorami Twoich danych osobowych, w rozumieniu art. 26 Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO), są:
Współadministrator 1Fundacja “Think-Tank. Prevention & Intervention”
ul. Marka Hłaski 26
44-100 Gliwice, Polska
NIP: 631-272-07-99
Odpowiedzialna za: treści naukowe, koordynację wykładowców, relacje z patronami naukowymi
Współadministrator 23KStudio Konrad Wójcik
ul. Zdrojowa 19a
26-340 Drzewica, Polska
NIP: 799-170-74-30
Odpowiedzialny za: stronę internetową, kampanię w mediach społecznościowych, streaming, produkcję wideo, infrastrukturę IT, komunikację z uczestnikami i wykładowcami, systemy rejestracyjne
Współadministratorzy zawarli porozumienie zgodnie z art. 26 RODO, określające ich odpowiednie zakresy odpowiedzialności za przestrzeganie obowiązków w zakresie ochrony danych. Istota tego porozumienia została opisana w niniejszej Polityce. Pełny tekst jest dostępny na żądanie pod poniższym punktem kontaktowym.
Niezależnie od tego podziału, możesz wykonywać swoje prawa jako osoba, której dane dotyczą, wobec każdego ze Współadministratorów (art. 26 ust. 3 RODO).
3. Punkt Kontaktowy ds. Ochrony Danych
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz wykonywania Twoich praw prosimy o kontakt:
E-mail: office@prev-interv.com
Obsługiwany przez 3KStudio w imieniu obu Współadministratorów.
4. Zakres Zbieranych Danych
a) Dane zbierane automatycznie (wizyty na stronie internetowej)
- adres IP (zanonimizowany w Google Analytics 4)
- informacje o urządzeniu (model, system operacyjny, przeglądarka)
- dane dotyczące przeglądania (czas wizyty, odwiedzone strony, źródło wejścia)
b) Dane podawane przez użytkownika
- dane rejestracyjne na konferencję: imię i nazwisko, tytuł naukowy/zawodowy, specjalizacja, afiliacja, e-mail, telefon
- dane konta VOD/streamingowego: login, hasło (haszowane)
- dane do faktury: nazwa podmiotu, NIP, adres
- preferencje żywieniowe (dobrowolnie)
5. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Rejestracja na konferencję i zarządzanie uczestnictwem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy | 12 miesięcy po wydarzeniu |
| Dostęp do platformy streamingowej i VOD | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy | Do usunięcia konta, maks. 24 miesiące |
| Fakturowanie, księgowość, obowiązki podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (art. 74 polskiej ustawy o rachunkowości) | 5 lat od końca roku obrotowego |
| Certyfikaty uczestnictwa, punkty edukacyjne CME | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (przepisy izb lekarskich) | Zgodnie z właściwymi wymogami danej izby |
| Analityka strony internetowej (Google Analytics 4) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (analityczny plik cookie) | 26 miesięcy (dane zanonimizowane) |
| Wyświetlanie mapy (Google Maps) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (funkcjonalny plik cookie) | Czas trwania sesji |
| Osadzone filmy (Vimeo) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (plik cookie podmiotu trzeciego) | Czas trwania sesji |
| Odpowiadanie na zapytania użytkowników | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes | Do udzielenia odpowiedzi + 12 miesięcy |
| Działania po konferencji, doskonalenie przyszłych wydarzeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes | 12 miesięcy po wydarzeniu |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń prawnych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes | 3 lata (okres przedawnienia) |
| Fotografia, nagrania wideo, materiały promocyjne | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – odrębna zgoda | Do czasu wycofania zgody |
Wyjaśnienie prawnie uzasadnionego interesu: Prawnie uzasadniony interes realizowany na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO obejmuje możliwość ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych przez Współadministratorów, doskonalenia organizacji wydarzeń oraz skutecznej komunikacji z uczestnikami. Przeprowadzono test równowagi, który potwierdził, że interes ten nie przeważa nad prawami osób, których dane dotyczą.
6. Odbiorcy Danych
Twoje dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:
- pracownikom i współpracownikom Fundacji Prev & Interv oraz 3KStudio zaangażowanym w organizację wydarzeń
- dostawcom usług IT (platforma rejestracyjna, hosting, systemy streamingowe, e-mail)
- podmiotom obsługującym płatności
- partnerom logistycznym
- partnerom hotelowym i obiektowym
- firmom drukarskim (identyfikatory, certyfikaty)
- Google LLC (Google Analytics, Google Maps, Google Fonts) – na podstawie zgody na cookies
- Vimeo, Inc. (hosting wideo) – na podstawie zgody na cookies
- organom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa
Wszyscy podmioty przetwarzające są związane umowami powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), zapewniającymi odpowiedni poziom ochrony danych.
7. Międzynarodowe Transfery Danych
Dane osobowe są co do zasady przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Jeżeli transfer poza EOG jest konieczny (np. serwery Google LLC i Vimeo, Inc. w USA), Współadministratorzy stosują zabezpieczenia przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz, w stosownych przypadkach, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony.
Kopia stosowanych zabezpieczeń jest dostępna na żądanie pod punktem kontaktowym.
8. Twoje Prawa
Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu (art. 15) – do uzyskania potwierdzenia przetwarzania oraz kopii swoich danych
- Prawo do sprostowania (art. 16) – do poprawienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych
- Prawo do usunięcia danych (art. 17) – do żądania usunięcia danych, gdy istnieją ku temu podstawy prawne
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) – do ograniczenia przetwarzania w określonych okolicznościach
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20) – do otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie
- Prawo do sprzeciwu (art. 21) – do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
- Prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania
- Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polska – uodo.gov.pl
Aby skorzystać ze swoich praw, prosimy o kontakt pod adresem office@prev-interv.com. Otrzymasz odpowiedź w ciągu 30 dni od otrzymania Twojego wniosku.
9. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji
Twoje dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływa (art. 22 RODO).
10. Polityka Cookies
Czym są pliki cookies?
Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę internetową podczas odwiedzania strony internetowej. Służą do zapamiętywania Twoich preferencji, analizowania ruchu na stronie oraz zapewnienia prawidłowego działania Strony internetowej.
Podstawa prawna stosowania cookies
Niezbędne pliki cookies (ściśle konieczne) są stosowane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu funkcjonalności technicznej) oraz art. 173 ust. 3 polskiego Prawa telekomunikacyjnego.
Analityczne, funkcjonalne oraz cookies podmiotów trzecich są stosowane wyłącznie na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej za pośrednictwem banera cookies podczas Twojej pierwszej wizyty.
Rodzaje używanych plików cookies
| Kategoria | Nazwa cookie | Dostawca | Cel | Czas trwania | Zgoda |
|---|---|---|---|---|---|
| Niezbędne | wordpress_logged_in_* | WordPress | Utrzymuje sesję zalogowanego użytkownika | Sesja / 2 tygodnie | Nie |
| cookielawinfo-* | Strona internetowa | Przechowuje preferencje użytkownika dotyczące cookies | 1 rok | Nie | |
| Analityczne | _ga | Google Analytics | Rozróżnia użytkowników, analityka ruchu | 26 miesięcy | Tak |
| _gid | Google Analytics | Rozróżnia użytkowników | 24 godziny | Tak | |
| _gat_* | Google Analytics | Ograniczanie częstotliwości żądań | 1 minuta | Tak | |
| Funkcjonalne | NID, 1P_JAR | Google Maps | Wyświetlanie mapy, preferencje mapy | 6 miesięcy | Tak |
| Podmiotów trzecich | vuid, player | Vimeo | Odtwarzanie osadzonych wideo | 2 lata | Tak |
| Podmiotów trzecich | Google Webfonts | Ładowanie czcionek (przekazywany jest adres IP) | Sesja | Tak |
Zarządzanie preferencjami cookies
W każdej chwili możesz zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi cookies za pośrednictwem ustawień przeglądarki. Pamiętaj, że zablokowanie niektórych kategorii cookies może wpływać na funkcjonalność strony internetowej.
Instrukcje zarządzania cookies dla poszczególnych przeglądarek:
11. Treści Osadzone z Usług Zewnętrznych
Strona internetowa może zawierać treści osadzone z usług zewnętrznych (np. filmy Vimeo, Google Maps). Treści osadzone zachowują się tak, jakbyś odwiedził(-a) bezpośrednio daną usługę zewnętrzną. Usługi te mogą zbierać dane na Twój temat, używać cookies, osadzać dodatkowe mechanizmy śledzące podmiotów trzecich oraz monitorować Twoją interakcję z osadzoną treścią.
Cookies od tych dostawców są ustawiane dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody za pośrednictwem banera cookies.
12. Udostępnianie Danych
Współadministratorzy nie sprzedają danych osobowych. Dane mogą być udostępniane wyłącznie:
- podmiotom przetwarzającym związanym umowami powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)
- organom publicznym, jeśli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa
- zewnętrznym usługodawcom wymienionym w punktach 6 i 10 niniejszej Polityki
13. Zmiany w Niniejszej Polityce
Współadministratorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności i Cookies. Istotne zmiany będą ogłaszane na Stronie internetowej z odpowiednim wyprzedzeniem. Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na początku niniejszego dokumentu.
Dalsze korzystanie ze Strony internetowej po opublikowaniu zmian oznacza zapoznanie się ze zaktualizowaną Polityką. Jeżeli zmiany będą wymagały Twojej zgody (np. nowe kategorie cookies), zostaniesz poproszony(-a) o ponowne wyrażenie zgody.
14. Kontakt
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności i Cookies prosimy o kontakt:
E-mail: office@prev-interv.comObsługiwany przez 3KStudio w imieniu obu Współadministratorów.